Taxonomia - O que é e para que serve ?
Estamos vivendo a era do conhecimento.
Eu poderia utilizar todo este post para enumerar as tendências que confirmam isso. Educação continuada, ativos intangíveis, capital intelectual e a gestão do conhecimento são apenas algumas das expressões mais recentes que confirmam a era em questão.
Se a informação já se fazia importante às empresas antes da era do conhecimento, imaginem hoje em dia.
E se a informação é tão importante na atualidade, por que tantas empresas ainda não a tratam como merece?
Por que tantos gestores desconhecem ou negligenciam sua gestão efetiva ?
Nos últimos tempos tem crescido muito a quantidade de empresas interessadas em resolver o problema do oceano de informações dispersas em servidores e estações de trabalho criando uma estrutura de diretório padronizada na rede corporativa. Mais do que um objetivo, isto é um desafio, uma vez que as redes não oferecem um ambiente propício a uma governança rigorosa.
Por ser o Windows o sistema operacional mais utilizado no mundo, seja como servidor ou como estação de trabalho, será usado como exemplo e, como a Microsoft sempre privilegiou tornar o usuário final independente da área de tecnologia, as facilidades para criar pastas, modificar nomes, mover documentos etc., vão de encontro a uma disciplina corporativa. A granularidade do Windows é muito baixa, o usuário com poder de escrita pode fazer quase tudo.
Mesmo que a área de TI se envolva e defina uma árvore padronizada de diretório corporativa, em pouco tempo os usuários irão criar novas pastas, mover documentos, criar subníveis desnecessários, etc. Para um compartilhamento ordenado de conteúdos (não apenas documentos) existem plataformas corporativas com atributos específicos que permitem a implantação de taxonomia, criação de campos de metadados, definição de uma política de acesso mais detalhada etc. O melhor exemplo são os softwares de ECM, como o Alfresco que apesar de não ter custo de aquisição por ser Open Source, sua implantação exige certo investimento.
As empresas precisam valorizar este investimento! Caso contrário, seguirão criando novos diretórios e estabelecendo datas de cortes para abandonar estruturas antigas ano após ano.
O que é taxonomia ?
(ta.xo.no.mi.a) [cs]
sf.
Ciência da classificação.
Bio. Ramo da biologia que cuida de descrever, identificar e classificar os seres vivos. [Cf. sistemática.]
Bot. Parte da botânica que trata das classificações dos elementos vegetais.
Gram. Ling. Parte da gramática que trata da classificação das palavras.
[F.: tax(i/o)1 - + -nomia. Sin. ger.: taxeonomia, taxinomia, taxionomia.]
Fonte: Aulete Dicionário Digital
Taxonomia é uma forma de vocabulário controlado, que é uma lista de termos selecionados, de forma a eliminar ambiguidades, evitando o uso de mesmo termo com diferentes conceitos.
Quando diferentes vocábulos possuem o mesmo conceito, o termo preferido deve ser eleito e os outros identificados como sinônimos. Deste modo, uma Taxonomia é uma coleção de termos organizada em uma estrutura hierárquica, onde cada termo está em uma ou mais relações pai/filho ou genérico/específico para outro termo da Taxonomia (National Information Standards Organization, 2005). A complexidade estrutural dos vocabulários controlados é definido na norma americana NISO Z39.19(*) (National Information Standards Organization, 2005) em 4 níveis de complexidade, conforme mostra a Figura 1, no final do post.
Taxonomia – Por quê ?
Sobrecarga informacional: Mecanismos de busca inadequados.
Inabilidade informacional: falta de habilidade dos usuários em acessar a informação, levando a uma perda de tempo e de recursos valiosos.
Ausência de padrões terminológicos: diversidade de dialetos e de terminologia utilizada.
Desestruturação de organizações: fusões e aquisições – problemas culturais – grupos diferentes de pessoas iniciam o compartilhamento de informações e conhecimento.
Descentralização de informações.
Taxonomia – Para que ?
Permitir compartilhamento de conteúdos de forma simples e intuitiva.
Correlacionar diferentes linguagens funcionais utilizadas na empresa deixando claras as ligações e relacionamentos entre elas.
Normalizar e padronizar a terminologia utilizada.
Classificar e facilitar o acesso à informação.
Oferecer um mapa de área – guia em processos de conhecimento.
Organizar automaticamente a informação de negócio, a partir de uma base de dados.
Os objetivos específicos da taxonomia são:
Comunicabilidade: os termos utilizados devem transparecer os conceitos carregados, de acordo com a linguagem utilizada pelos usuários do sistema. Em uma indústria química faz sentido a utilização do termo “cloreto de sódio” ou “NaCl”. No entanto, para um público leigo, o termo “sal” comunica de forma mais clara e objetiva.
Utilidade: uma taxonomia deve apresentar somente os termos necessários. Isto significa que ainda que um termo possa ser dividido em outros termos, isso somente é feito se esses termos forem utilizados na organização. Basta citar o termo frutas, ou é necessário especificar cada uma: maçã, limão, pera...?
Estimulação: uma boa taxonomia apresenta termos que induzem o usuário a continuar a navegação pelo sistema. Este critério é relacionado ao da comunicabilidade, uma vez que também é o resultado de um estudo da linguagem dos usuários do sistema.
Compatibilidade: a taxonomia deve conter somente estruturas do campo que se está ordenando e que façam parte das atividades ou funções da organização.
A Taxonomia estabelece o conjunto de termo de uso preferencial para uma corporação ou grupo, os organiza hierarquicamente - do geral (pai) para o específico (filho). Se necessário, é possível a adoção da poli hierarquia, quando é permitida a presença de um termo mais de uma vez. Nesse caso, um termo pode ter mais de um pai. As seguintes características diferenciam as Taxonomias dos tradicionais esquemas de classificação:
Como ferramenta de navegação suportam estrutura, conteúdo e aplicações;
São criadas da amalgamação e racionalização de diferentes tesauros e índices;
São adaptadas para refletir a linguagem, cultura e objetivos de empreendimentos particulares;
São frequentemente criadas usando a combinação de esforços humanos e software especializado;
Podem fazer referência a diferentes recursos de informação (EDOLS, 2001).
A Taxonomia é desenvolvida com objetivo de prover uma estrutura comum de conceitos e as relações entre esses conceitos para estruturar os elementos léxicos da linguagem, produzindo uma rede semântica que permita o mesmo entendimento pela comunidade usuária. Ela estabelece um vocabulário para recuperar a informação, criar metadados, além de fornecer esquemas que orientam estruturas e leiaute de páginas web. (CONWAY; SLIGAR, 2002).
Nos últimos anos, a Taxonomia se popularizou devido a sua utilização na arquitetura da informação, em grandes acervos de conteúdos, websites e portais da web. Uma Taxonomia bem construída permite ir muito além destas aplicações, pois possibilita organizar o conhecimento corporativo para a sua gestão e recuperação.
Informações são dados dotados de relevância e finalidade (Peter Drucker).
A gestão de conteúdos tem evoluído e se mostrado a cada dia mais complexa, estamos assistindo a uma explosão geométrica na quantidade de dados, vocabulários e informações numa grande multiplicidade de formas. Sabendo que cerca de 85% desse conteúdo corporativo está sob a forma de conteúdo não estruturado e grande parte desse volume sob a forma de textos, percebe-se que o tratamento desse conhecimento corporativo é absolutamente crítico, e que seu uso correto no dia a dia deverá favorecer o desempenho de todas as áreas da empresa.
Mas... de que adianta essa informação, estruturada ou não, existir, se quem dela necessita não sabe da sua existência ou se não é possível encontrá-la?
A importância da taxonomia para informações não estruturadas é apontada, por alguns especialistas, como equivalente à importância que os bancos de dados tiveram para as informações tabulares.
Taxonomia é parte fundamental de qualquer arquitetura moderna de informação. Qualquer organização que possui importantes volumes, pequenos ou grandes, de informação e precisa disponibilizá-las de uma forma consistente e eficiente para seus clientes, parceiros ou empregados, precisa compreender o valor de uma abordagem séria da gestão e concepção de uma taxonomia. (WOODS, 2004)
Para fins corporativos, poderíamos definir taxonomia como a organização peculiar de um conjunto de informação para um propósito particular.
A organização em taxonomia depende de técnicas responsáveis por nomear repositórios, classificar e organizar informações relevantes. Em resumo, a taxonomia é um processo dedicado a classificar e facilitar o acesso à informação, cujo esforço se torna ineficaz e inútil se houver falta de empatia entre quem as constrói e aqueles que as utilizarão.
A taxonomia é uma classificação de coisas, assim como os princípios básicos dessa classificação. A taxonomia hierárquica é uma estrutura em árvore das classificações de um determinado conjunto de objetos.
Alguns exemplos que poderíamos citar de taxonomias:
A classificação de Utensílios Domésticos e de Instituições financeiras:
- Utensílios Domésticos:
• Cadeiras
• Bancos
• Mesas
• Etc.
- Instituições Financeiras
• Casas de Câmbio
• Bancos
• Administradoras de Cartões de Crédito
• Etc.
No domínio utensílios domésticos, banco significa um móvel utilizado para uma pessoa sentar. Banco também pode ser conta corrente, financiamento e investimentos no domínio instituições financeiras.
Como as taxonomias normalmente são criadas a partir de uma lista de conceitos e categorias segundo os quais se organizam hierarquicamente os conteúdos (informações e documentos) de interesse, pode-se dizer que são como vitrines que expõem as informações de maneira organizada hierarquicamente e classificadas de modo automático no local apropriado.
