Implantação de Gestão Documental Analógica e Digital

 

A tecnologia de gerenciar a informação vem sofrendo avanços muito rápidos tanto nos equipamentos quanto nos softwares provocando mudanças radicais de conceitos principalmente com o advento da certificação digital que consolidou o “documento eletrônico” que pode conter texto, planilha, imagem, desenho, sons, etc., além de poder tramitar pelo mundo com absoluta segurança em espaços de tempo medidos em frações de segundos.

 

Escopo:

 

• Inventário de todos os tipos de documentos que são recebidos na empresa, produzidos no labor diário e enviados a terceiros

• Definição de classes e subclasses da taxonomia documental para unificação das visões de conteúdos sob uma única máquina de pesquisa:

  • Corporativa, de característica Top/Down (do Genérico ao Específico), excelente para classificar a informação

  • Técnica, por definição Bottom/Up (do Específico ao Genérico), extremamente eficaz na recuperação da informação

• Definição de um padrão de metadados para ser aplicado aos tipos documentais

• Definição de gestão de nomenclatura documental e vocabulário controlado

• Definição da tabela de temporalidade documental e conceito de arquivo corrente, intermediário e permanente

• Definição da hierarquia (raiz) dos espaços de armazenamento (arquivos/subarquivos/pastas/subpastas)

• Definição de critérios de segurança e proteção da informação

• Definição de formatos padrões para diferentes tipos de conteúdos digitais

• Definição de critérios de uso de certificação (assinatura) digital

 

Uma vez concluído o inventário e todas as definições será criado o Termo de Referência para aquisição de software de GED/ECM e a Política de Gestão Documental com respectivos Procedimentos Operacionais Padrão.

 

Produto:

​

Completo sistema de gestão de conteúdos digitais incluindo todo o ciclo de vida de documentos certificados.

 

• Análise dos softwares disponíveis no mercado e formulação de quadro comparativo definindo o grau de aderência de suas funcionalidades com às necessidades da empresa (80% das funções utilizando 20% do orçamento)

• Implantação da política de gestão documental com a paramerização e customização do software escolhido juntamente com a equipe do fornecedor

• Procedimento Operacional Padrão para Gestão Documental

• Tabela de tipos documentais com respectivos metadados

• Tabela de códigos de classificação

• Tabela de temporalidade

• Critérios de segurança e proteção

• Criação da estrutura de diretórios (arquivos/subarquivos/pastas/subpastas)

• Cadastro de tipos de documentos

• Importação de conteúdos para o repositório do software de gestão

• Treinamento de pessoal juntamente com a equipe do fornecedor do software escolhido